Procedure i politike su poput sigurnosnog pojasa, dosadne ali neophodne

U profesionalnom svetu procedure i politike su neophodno zlo. Oni su okosnica svake uspešne organizacije, obezbeđujući da svi imaju isto razumevanje i rade na istim ciljevima. Ali ako ćemo biti potpuno iskreni, često mogu biti suvoparne i dosadne.

Hajde malo bolje sagledamo neke od pozitivnih strane i nedostatke procedura i politika.

• Doslednost – Procedure i politike obezbeđuju da svi poštuju ista pravila i principe što pomaže da se stvori osećaj reda i predvidljivosti unutar organizacije i da se obezbedi doslednost kvaliteta i rezultata.

• Efikasnost – Uspostavljanje procedura i politika osigurava brzo i efikasno obavljanje zadataka. Zaposleni znaju šta se od njih očekuje i mogu da nesmetano rade i uštede vreme i novac za organizaciju.

• Usklađenost – Procedure i politike se često kreiraju kako bi se osigurala usklađenost sa zakonskim i regulatornim zahtevima i etičkim standardima. Prateći procedure u politike, kompanija može izbeći pravne izazove i kazne.

• Bezbednost – Mnoge procedure i politike su uvedene kako bi se osigurala bezbednost zaposlenih i kupaca. Ovo može uključivati sve, od pravila bezbednosti na radnom mestu do procedura rukovanja hranom.

• Obuka – Procedure i politike mogu poslužiti kao alat za obuku novih zaposlenih. Imajući jasna uputstva i smernice, novi zaposleni mogu brzo da saznaju kako se stvari rade u organizaciji.

Pored svih prednosti, hajde ipak da pogledamo i neke od nedostataka postojanja procedura i politika.

• Birokratija – Previše procedura i politika može stvoriti birokratsku noćnu moru. Kada postoji previše pravila koja treba poštovati, može biti teško bilo šta uraditi.

• Nefleksibilnost – Ponekad procedure i politike mogu biti previše rigidne što može dovesti do situacija u kojima zaposleni nisu u stanju da se prilagode promenljivim okolnostima.

• Restriktivnost – Praćenje procedura i politika ponekad može ugušiti kreativnost i inovativnost. Zaposleni se mogu osećati kao da nisu u stanju da razmišljaju van okvira ili da budu inovativni.

• Složenost – Preterano komplikovane procedure i politike mogu biti teške za razumevanje i primenu, što dovodi do frustracije i grešaka.

• Otpor – Zaposleni mogu da odbiju primenu procedura i politika koje smatraju nepotrebnim ili opterećujućim što može stvoriti tenziju na radnom mestu i dovesti do neusaglašenosti.

Iako su često asocijacija na nešto dosadno i ograničavajuće, procedure i politike ponekad mogu biti zabavne. Evo nekih primera:

Pravila oblačenja – Svi smo videli te politike oblačenja koje su toliko stroge da bi mogle da pariraju vojnoj uniformi. Bez sandala, bez šortsa, bez vidljivih tetovaža, bez kapa i šešira, nokti u bež boji, itd… Iako je cilj da zaposleni imaju profesionalni izgled, ponekad mogu biti malo preterane.

Politika e-pošte – Neke organizacije imaju politike e-pošte koje su toliko stroge da izgleda da su napisane na drugom jeziku. Bez emodžija, bez uzvičnika, bez ličnih mejlova… dovoljno je da poželite da se vratite korišćenju golubova pismonoša.

Politika „Bez hrane u kancelariji“– Jer očigledno, svi smo odrasli ljudi kojima se ne može verovati da jedu bez stvaranja nereda.

Politika „Mora se koristiti plavo mastilo“– Zato što ništa ne govori o „profesionalizmu“ kao kada ste prisiljeni da pišete određenom bojom.

„Politika kaže da to ne možemo da uradimo – Ovo je fraza koja se prečesto može čuti na radnom mestu kada zaposleni okleva da donese odluku ili nešto preduzme zbog stroge politike.

“Uvek smo to radili na ovaj način.” – Ova fraza se često koristi kao otpor promeni procedure ili politike, čak i ako više nije delotvorna ili relevantna.

I da zaključimo, uprkos povremenoj apsurdnosti procedura i politika na radnom mestu, one služe svrsi i bitan su deo svake organizacije. One pomažu osiguravanju konzistentnosti u načinu rada i jednakom razumevanju. Pronalaženjem ravnoteže, organizacije mogu iskoristiti prednosti procedura i politika, a da ne podlegnu njihovim nedostacima. Sve ovo, naravno, ne znači da se usput ne možemo malo zabaviti sa njima. Dakle, sledeći put kada budete čitali neke procedure ili politike, obratite pažnju da li ima i zabavnih delova da se malo i nasmejte i lakše „pregurate“ čitanje.